【書評】残業ゼロの人の段取りのキホン

今回は「残業ゼロの人の段取りのキホン」についての書評です。

この本をお勧めしたい人
本の概要
段取りを考える基本
ほうれん草の重要性
おわりに

この本をお勧めしたい人

時間にゆとりをもちつつ、段取りよく仕事を進めたい人
仕事のタスク管理の精度を向上させたい人

本の概要

皆さんの職場では、業務量が増えているのに、働き方改革で残業時間を減らせ！と矛盾した要求をされてないでしょうか？

テキパキと仕事をしているのに時間が足りない、だからといって仕事の作業スピードを上げるのにも限界があります。そんな時に重要になってくるのが段取り力です。段取り力を鍛えることで、最短ルートで仕事ができるので圧倒的な成果を生む源泉になります。

段取りが良い人というのは、速いスピードで手際よく処理する人ではありません。
段取りが良いとは、目的を考え、確実な達成に導くため、「先読み」した手順を踏むことを指すのです。
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本書では段取りのキホン、スケジュールの極意を解説していますので、参考になる方は多いと思います。

今回は私が参考になった2つを紹介したいと思います。

段取りを考える基本

段取りを考えるときは、次の3つのポイントを意識しましょう。

タスクを分解し具体的な作業に落とし込む　
所要時間を決めて無理のないタスクに抑える　
アクシデントに対応できるタスク量に抑える

それぞれ順番に説明します。

タスクを分解し具体的な作業に落とし込む

皆さんは、上司から会議資料の作成を依頼された時、スケジュール帳にどのように書きますか？「会議資料を作成する」とだけ書いてしまう方は要注意です。

”会議資料を作成する”一つにとっても、タスクは分解できます。

会議資料のストーリーを考える。
それに必要なデータを考えて、持っていなければ揃える
資料の下書きを作成する
上司に下書きを確認してもらい、方向性がズレていないかを確認してもらう
資料を修正する/仕上げる

会議資料を作成し終えるまでには、この５つのタスクを達成しなければなりません。このようにタスクを分解して具体的な実行リストにすることがポイントです。

スケジュール帳に「会議資料を作成する」とだけ書かれていると、どこから手をつけてよいか考える必要があります。それに対して、具体的な行動に落とし込むと、１つ１つの仕事イメージしやすくなり、「どのくらい時間がかかるか」が明確になっていきます。

また、あらかじめゴールまで意識することができるので、「どれが一番難易度が高いのか」「どこに力を入れるべきか」が明確になり、計画を立てやすくなります。

所要時間を決めて無理のないタスクになるように抑える

具体的なタスクを分解できたら、タスクごとの所要時間を記入してみましょう。なぜならどんな仕事でも、決められた期間内や納期内に終えられることが求められるからです。タスクごとの所要時間と、期限までの時間を見極めて無理のないスケジュールを組み立てましょう。

ある研究によれば、ToDoリストを作成しても、リストに載っていることの4割は実行されずに終わってしまいます。その原因として、無理にタスクを詰め込みすぎてやりきれないことが挙げられます。

スケジュールを立ててどうしても間に合いそうにない場合は、先輩や同僚に助けを求めるか、上司に納期を延長してもらえないか相談してみましょう。相談する際も、ただ納期を遅らせることを求めるのではなく、「いまこれくらいのタスクがあり、その所要時間は○○日かかる」というレベルまで伝えることが出来れば、相手の納得度も上がると思います。