書評「仕事は段取りとスケジュールで9割決まる」

今回は「仕事は段取りとスケジュールで9割決まる」についての書評です。

この本をお勧めしたい人

仕事が多くて毎日残業続き、もっと頑張らなければ！そう思う方もいる一方、がむしゃらに頑張っても、段取りとスケジュールを考えた上で、仕事に臨まなければ、効率よく成果を出すことは難しいのです。

今回は、本書の題名の通り”仕事の段取りとスケジュール”を考える上で参考になる本だと思います。

私が参考になったポイントを3つ紹介します。

切り替えコストとは、「ある仕事を行っているときに別の仕事に着手する際に発生するストレスであり、浪費した時間や無駄」です。

あなたが、ある仕事をしているときに、PCの画面上にメールのポップアップが現れたので一旦メールを読んだとします。メールを処理した後、元々やっていた仕事に戻ろうとした時に「何をしていたのか？」「どこまでやっていたのか？」を思い出すのにストレスがかかり、これは仕事を切り替える度に発生します。

一見仕事の出来る人は、マルチタスクで色んな仕事を同時で処理しているように見えますが、切り替える頻度が高くなると、脳が疲れ集中力が落ちてしまいます。なので、仕事の効率を上げるには切り替えコストと減らし、1つ1つの仕事を終わらせてから順番に次の仕事に進むことが重要です。

企業では限られた時間内で成果を出すことが求められます。そのためには、どのような仕事であっても合格ラインを明確にする必要があります。基準が明確にすることで、どこまでできたら、この仕事を完了できるのかがわかり、最小の時間で成果を出すことができます。

ただし、「努力の量」や「納得いくレベル」と言う主観的な基準だと合格ラインが曖昧になるので、誰でもわかるように数値化する事が重要です。

数値化する時のポイント

例として、「痩せたい」と言う目標があったとします。合格ラインを数値化するためのヒントとして、3つの質問することで少しずつ明確にしていきます。

このように、求められる成果や現状、ギャップを数値化し、明確にすることで、何をすべきかがはっきりし、仕事は確実に進んでいきます。

難しそうな問題や仕事が大き過ぎてよくわからないときは、小さく分けることがポイントです。

例えば「新製品発表セミナーを企画する」というミッションだと難しそうですが、「参加対象者を決める」「開催場所を決める」「集客方法を決める」など

“これくらいであればできる”と思えるところまで小さく分けましょう。やるべきことを具体的な作業に分解し、落とし込むと最初の1歩が踏み出しやすくなります。

今回は「仕事は段取りとスケジュールで9割決まる」を紹介しました。

本書では他にも様々なポイントが紹介されていますが、章立てと各ポイントのページが少ないので、読書に慣れている人はサラッと読めてしまうと思います。ポイントの数は多いですが自分が参考になった2,3個を取り入れて、まずは実践してみるのが大事かと思います。

気になった方は、是非お手に取って読んでみんて下さい。

飯田　剛弘明日香出版社 2018年11月30日頃